Häufig gestellte Fragen

AI Workflows Studio (rechtlich: VARQ Sp. z o.o.) ist ein in Polen ansässiges Familienunternehmen, das im Juni 2025 in Warschau gegründet wurde. Unser Schwerpunkt liegt auf der Optimierung von Geschäftsprozessen durch den Einsatz von Elementen der künstlichen Intelligenz (KI). Wir bieten flexible Lösungen an – entweder angepasst an die IT-Tools, die Sie bereits in Ihrer täglichen Arbeit nutzen, oder solche, die eigenständig für Sie arbeiten können, ohne dass eine komplexe IT-Infrastruktur erforderlich ist.

Wir arbeiten im Homeoffice. In der Regel kommunizieren wir auf Englisch, nach vorheriger Absprache jedoch auch auf Deutsch, Spanisch, Französisch, Italienisch, Polnisch und Russisch.

Vor allem denjenigen, deren Geschäft von einer Vielzahl routinemäßiger, sich wiederholender Aufgaben geprägt ist, wird empfohlen, die Möglichkeiten der KI in Betracht zu ziehen: die Immobilienentwicklung, der Verkauf hochpreisiger Technik und Ausrüstung sowie ähnliche Geschäftsbereiche mit langwierigen Verkaufsprozessen, bei denen den Abschlüssen zahlreiche Verhandlungen, Abstimmungen, Gutachten, Klarstellungen und die Einholung von Genehmigungen vorausgehen, wobei der Prozess selbst durch mehrere Phasen, die Einbindung zahlreicher Personen und/oder Unternehmen (Institutionen) sowie hohe Fehlerkosten gekennzeichnet ist. Dies ist der erste Kandidat für die Durchführung eines Audits (einer Analyse) mit dem Ziel, die Möglichkeit und Zweckmäßigkeit der Einführung von KI zur Optimierung von Geschäftsprozessen zu ermitteln.

Das Ergebnis der Optimierung kann sowohl eine Reduzierung des Arbeitsaufwands als auch eine klare Nachverfolgbarkeit und Kontrollierbarkeit des Prozesses, die Sicherung wichtiger Informationen und vieles mehr sein. Wir empfehlen zudem allen, deren Geschäftstätigkeit mit einem hohen Aufkommen an eingehenden und ausgehenden Anrufen und Anfragen, großen Datenmengen sowie einem Kundenservice rund um die Uhr einhergeht, das Potenzial der künstlichen Intelligenz genauer unter die Lupe zu nehmen.

1. 01Bitte füllen Sie das Auditformular aus — Beschreiben Sie den Vorgang oder das Problem – je genauer Sie dabei sind, desto hilfreicher wird die Analyse sein.
2. 02Wir klären das — Wir prüfen, wie sich die Aufgabe mit Ihren derzeitigen Tools lösen lässt, ermitteln, wo sich die Automatisierung tatsächlich lohnt, und sagen Ihnen offen, wo dies nicht der Fall ist.
3. 03Sie erhalten eine schriftliche Stellungnahme — Konkrete Maßnahmen, die Sie umsetzen können. Wenn die Aufgabe nicht allzu komplex ist, können Sie den Plan durchaus selbst umsetzen. Sollten Sie jedoch professionelle Unterstützung in Anspruch nehmen wollen, fahren Sie mit Schritt 4 fort.
4. 04Sie entscheiden, wie es weitergeht — Wir bieten Ihnen die einfachste und sinnvollste Lösung an: die eigenständige Umsetzung, eine kostenpflichtige Beratung oder die Bearbeitung eines im Voraus vereinbarten Auftragsumfangs. Bei kostenpflichtigen Aufträgen gilt ein Festpreis, den wir vor Beginn vereinbaren.

Dies hängt von der jeweiligen Aufgabe und dem Arbeitsaufwand ab. Der Nutzen lässt sich jedoch nicht nur an den eingesparten Kosten messen. Die Transparenz und Kontrollierbarkeit des Prozesses sowie die Dokumentation wichtiger Informationen verringern den Einfluss des menschlichen Faktors. Mögliche Fehler werden bereits in frühen Phasen erkannt, was Ressourcen spart. Insgesamt wird der Prozess besser steuerbar und vorhersehbarer.

Der ROI-Rechner hilft Ihnen dabei, das Ausmaß anhand Ihrer eigenen Zahlen einzuschätzen.

Das geeignete Format hängt davon ab, wie gut der Prozess selbst verständlich ist. Ist das Problem unklar, sollte zunächst eine Diagnose erfolgen. Ist der Prozess verständlich, kann mit der Umsetzung begonnen werden, wobei man sich nach dem Prinzip „vom Kleinen zum Großen“ richtet.

Daher betrachten wir die KI-Strategie als praktischen Leitfaden für das Handeln und nicht als eigenständiges Dokument. Eine Strategie ist nur dann sinnvoll, wenn sie den nächsten Prozess verändert, den das Team tatsächlich durchführt.

Jedes Projekt beginnt mit einer kostenlosen Prozessprüfung – diese hilft dabei zu entscheiden, ob es sich überhaupt lohnt, einen kostenpflichtigen Auftrag anzunehmen.

Bei kostenpflichtigen Aufträgen wird ein im Voraus vereinbarter Umfang abgearbeitet, und die Kosten nennen wir Ihnen bereits vor Beginn – Sie erhalten nach der Prüfung einen festen Kostenvoranschlag, sodass Sie bei der Rechnung keine Überraschungen erleben. Ohne Verpflichtungen und ohne Druck.

Das hängt von der jeweiligen Aufgabe ab: Manche Projekte lassen sich schnell umsetzen, andere erfordern mehr Aufwand. Den ungefähren Umfang schätzen wir gemeinsam mit Ihnen im Rahmen eines Audits ein, damit Sie bereits vor Ihrer Entscheidung wissen, was Sie erwartet.

In der Regel nicht. Wir arbeiten mit den Lösungen, die Sie bereits nutzen – Gmail, Outlook, Microsoft 365, CRM, Notion, Calendly und Hunderte weiterer Dienste. In seltenen Fällen lohnt es sich tatsächlich, das Tool zu wechseln – in diesem Fall enthält unser Prüfbericht eine entsprechende Empfehlung sowie Erläuterungen. Das heißt, Sie erfahren dies bereits vor der Unterzeichnung des Entwicklungsvertrags und können die Zweckmäßigkeit eines Wechsels sowie die damit verbundenen Kosten im Voraus abschätzen.

Das System gehört Ihnen, und Sie können es selbst verwalten – einschließlich der bereitgestellten Dokumentation. Alternativ können Sie die Wartung und Weiterentwicklung des Systems uns anvertrauen.

Sie können gemäß dem im Prüfungsbericht empfohlenen Plan vorgehen. Selbstverständlich können Sie die Umsetzung auch uns anvertrauen.

Ja, wenn er eine echte, sich wiederholende Aufgabe löst und nicht nur zum Schein eingesetzt wird. Kleine Teams profitieren oft am meisten davon: Jede Stunde, die dem Eigentümer zurückgegeben wird, macht einen spürbaren Anteil der gesamten Ressourcen aus.

Selbstverständlich. Der größte Nutzen liegt darin, sie richtig einzusetzen: einen guten Kontext zu schaffen, vorgefertigte Eingabeaufforderungen und Szenarien bereitzustellen und sie mit Ihren Daten zu verknüpfen. Wir geben Ihnen Tipps, was Sie vorrangig implementieren sollten und worauf Sie verzichten können.

Agenturen verkaufen häufig Stunden und geben die Arbeit an Berufseinsteiger ab. Hier arbeiten Sie direkt mit denjenigen zusammen, die das System entwickeln.

• →Die Praxis, nicht die Theorie — Die Arbeit beginnt mit einem konkreten, zeitaufwändigen Prozess – und nicht mit einer langwierigen strategischen Präsentation.
• →Entwickelt für Unternehmen — Die Systeme richten sich an Teams, die klarere Abläufe, schnelle Antworten für ihre Kunden sowie eine einfache und übersichtliche Arbeitsweise benötigen.
• →Das Wichtigste ist die Umsetzung — Die Empfehlungen orientieren sich daran, was mit den Tools, die das Unternehmen bereits nutzt, tatsächlich umgesetzt und aufrechterhalten werden kann.

Wenn Sie zwischen verschiedenen Optionen wählen, Leitfaden „KI-Spezialist oder KI-Agentur“ erläutert, in welchem Fall welche Variante geeignet ist.

Ohne eine 60-seitige Strategiepräsentation und ein halbjähriges Projekt. Wir arbeiten direkt in Ihren Tools, liefern schnell ein brauchbares Ergebnis und prüfen, ob dadurch Zeit eingespart wird.

Ja, wir sind offen für geschäftliche Angebote, unabhängig vom Standort Ihres Unternehmens. In der Regel kommunizieren wir auf Englisch, nach vorheriger Absprache jedoch auch auf Deutsch, Spanisch, Französisch, Italienisch, Polnisch und Russisch.

Ihre Daten verbleiben in Ihren Tools und Konten. Wir nutzen zuverlässige Dienste, halten uns an die DSGVO und fordern nur den Zugriff an, der für eine bestimmte Aufgabe tatsächlich erforderlich ist – nichts darüber hinaus.

Mit einem kostenlosen Audit. Beschreiben Sie uns einige Aufgaben, die sich in Ihren Geschäftsprozessen regelmäßig wiederholen, und wir werden versuchen, eine geeignete Lösung für deren Automatisierung zu finden.