Foire aux questions

AI Workflows Studio (dont la raison sociale est VARQ Sp. z o.o.) est une entreprise familiale établie en Pologne, fondée à Varsovie en juin 2025. Nous nous concentrons sur l’optimisation des processus métier grâce à la mise en œuvre d’éléments d’intelligence artificielle (IA). Nous proposons des solutions flexibles, adaptées aux outils informatiques que vous utilisez déjà au quotidien, ou capables de fonctionner de manière autonome sans nécessiter d’infrastructure informatique complexe.

Nous travaillons à distance. Nous communiquons généralement en anglais, mais, après accord préalable, également en allemand, en espagnol, en français, en italien, en polonais et en russe.

Tout d'abord, il est recommandé de s'intéresser aux possibilités offertes par l'IA à ceux dont l'activité est surchargée par une multitude de tâches routinières et répétitives : le secteur de la promotion immobilière, la vente de matériel et d’équipements coûteux, ainsi que les activités similaires impliquant des cycles de vente longs, où les transactions sont précédées de nombreuses négociations, concertations, expertises, précisions et obtentions d’autorisations, et où le processus lui-même se caractérise par plusieurs étapes, l’implication d’un grand nombre de personnes et/ou d’entreprises (organismes), ainsi que par un coût élevé en cas d’erreur. Il s’agit là du premier candidat à un audit (analyse) visant à déterminer la faisabilité et la pertinence de la mise en œuvre de l’IA pour l’optimisation des processus métier.

Cette optimisation peut se traduire par une réduction de la charge de travail, mais aussi par une traçabilité et un contrôle précis du processus, la conservation des informations importantes, etc. Nous recommandons également de vous intéresser au potentiel de l’IA si votre activité implique un flux important d’appels et de demandes entrants et sortants, de grands volumes de données, ainsi qu’un service client disponible 24 heures sur 24.

1. 01Veuillez remplir le formulaire d'audit — Décrivez le processus ou le problème : plus vous serez précis, plus l'analyse sera utile.
2. 02Nous y voyons plus clair — Nous examinons comment résoudre ce problème avec vos outils actuels, nous identifions les domaines dans lesquels l'automatisation sera réellement rentable, et nous vous indiquons en toute franchise ceux où ce ne sera pas le cas.
3. 03Vous recevez un commentaire écrit — Des mesures concrètes que vous pouvez mettre en œuvre. Si la tâche n'est pas trop complexe, vous pouvez tout à fait mettre en œuvre ce plan par vous-même. Et si vous souhaitez faire appel à une aide payante, passez à l'étape 4.
4. 04Vous décidez de la suite — Nous vous proposons la solution la plus simple et la plus raisonnable : le faire vous-même, une consultation payante ou une prestation dont le volume est convenu à l'avance. Pour les prestations payantes, le prix est fixe et convenu avant le début des travaux.

Cela dépend de la tâche à accomplir et de la charge de travail. Mais les avantages ne se mesurent pas uniquement en termes d'économies financières. La transparence et le contrôle du processus, ainsi que la documentation des informations importantes, réduisent l'influence du facteur humain. Les erreurs éventuelles sont détectées à un stade précoce, ce qui permet d'économiser des ressources. Dans l'ensemble, le processus devient plus facile à gérer et plus prévisible.

Le calculateur de ROI vous aide à évaluer l'ampleur du phénomène à partir de vos propres chiffres.

Le format approprié dépend de la clarté du processus lui-même. Si le problème n'est pas clairement défini, il convient de commencer par un diagnostic. Si le processus est clair, la mise en œuvre peut débuter en suivant le principe « du plus petit au plus grand ».

C'est pourquoi nous considérons la stratégie en matière d'IA comme un guide pratique d'action, et non comme un document isolé. Une stratégie n'a de sens que si elle modifie le processus suivant, que l'équipe met réellement en œuvre.

Tout projet commence par un audit gratuit des processus : celui-ci permet de déterminer s'il est judicieux de se lancer dans une mission rémunérée.

Les prestations rémunérées sont réalisées selon un volume convenu à l'avance, et nous vous communiquons le montant avant le début des travaux : vous recevez un devis fixe après l'audit, ce qui vous évite toute mauvaise surprise sur la facture. Sans engagement et sans pression.

Cela dépend de la mission : certaines tâches sont rapides à mettre en œuvre, d'autres nécessitent davantage de travail. Nous évaluons ensemble l'ampleur approximative du projet lors de l'audit, afin que vous sachiez à quoi vous attendre avant même de prendre une décision.

En général, non. Nous travaillons avec les outils dont vous disposez déjà : Gmail, Outlook, Microsoft 365, CRM, Notion, Calendly et des centaines d’autres services. Dans de rares cas, il peut s'avérer judicieux de changer d'outil — auquel cas notre rapport d'audit comportera une recommandation et des explications à ce sujet. Vous en serez ainsi informé avant même de signer le contrat de développement et pourrez évaluer à l'avance l'opportunité d'un tel changement ainsi que les coûts qui y sont associés.

Le système vous appartient et vous pouvez le gérer vous-même, grâce à la documentation fournie. Vous pouvez également nous confier la maintenance et le développement du système.

Vous pouvez suivre le plan recommandé dans le rapport d'audit. Bien entendu, vous pouvez également nous confier sa mise en œuvre.

Oui, lorsqu'il résout un véritable problème récurrent, et non pas qu'il est simplement là pour la forme. Ce sont souvent les petites équipes qui en tirent le plus grand bénéfice : chaque heure restituée au propriétaire représente une part non négligeable de l'ensemble des ressources.

Bien sûr. L'essentiel réside dans une utilisation judicieuse de ces outils : fournir un contexte pertinent, proposer des consignes et des scénarios prêts à l'emploi, et les relier à vos données. Nous vous indiquerons ce qu'il convient de mettre en œuvre en priorité et ce que vous pouvez laisser de côté.

Les agences vendent souvent des heures et confient le travail à des débutants. Ici, vous travaillez directement avec ceux qui conçoivent le système.

• →La pratique, et non la théorie — Le travail commence par un processus concret qui prend du temps, et non par une longue présentation stratégique.
• →Conçu pour les entreprises — Ces systèmes sont destinés aux équipes qui ont besoin de processus plus clairs, de réponses rapides aux clients et d'un fonctionnement simple et intuitif.
• →L'essentiel, c'est la mise en œuvre — Ces recommandations s'appuient sur ce qu'il est réellement possible de mettre en œuvre et de maintenir dans les outils que l'entreprise utilise déjà.

Si vous hésitez entre plusieurs options, Guide « Spécialiste en IA ou agence spécialisée en IA » explique dans quels cas telle ou telle solution est la plus adaptée.

Sans présentation stratégique de 60 pages ni projet semestriel. Nous travaillons directement dans vos outils, nous vous fournissons rapidement un résultat concret et nous vérifions s'il vous fait gagner du temps.

Oui, nous sommes ouverts à toute proposition commerciale, quelle que soit la localisation géographique de votre entreprise. En règle générale, nous communiquons en anglais, mais nous pouvons également le faire en allemand, en espagnol, en français, en italien, en polonais et en russe, après accord préalable.

Vos données restent dans vos outils et vos comptes. Nous utilisons des services fiables, respectons le RGPD et ne demandons que l'accès strictement nécessaire à une tâche spécifique — rien de superflu.

Commencez par un audit gratuit. Décrivez-nous quelques tâches qui se répètent régulièrement dans vos processus métier, et nous nous efforcerons de trouver une solution adaptée pour les automatiser.